Was Sie jede Woche von Hand machen, kann ein Programm übernehmen. Geschrieben für Ihren Ablauf, nicht aus einem Katalog gewählt.
Ein paar Sätze genügen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein Programm lohnt.
Automatisierung heißt hier: Ein Programm erledigt eine wiederkehrende Aufgabe, die bisher Zeit gekostet hat. Typisch sind Abgleiche zwischen Tabellen, Postfach und Website, Berichte, die sich selbst schreiben, Kontaktformulare ohne fremden Formulardienst und ein Telefon-Assistent, der Anrufe annimmt. Je öfter eine Aufgabe wiederkehrt, desto schneller rechnet sie sich.
Eine Aufgabe eignet sich, wenn sie regelmäßig wiederkommt, klaren Regeln folgt und heute Zeit frisst. Diese Fragen helfen bei der Einschätzung:
Jedes Programm entsteht für einen bestimmten Ablauf. Das sind die Dinge, nach denen am häufigsten gefragt wird. Der Quelltext gehört am Ende Ihnen.
Ein CRM, also eine Kundenverwaltung, ist hier keine gekaufte Software mit hundert Funktionen, die niemand braucht. Es ist eine Übersicht nach Ihrem Ablauf: Kunden, Verträge, Rechnungen, Fristen an einem Ort.
Ich führe visuellweb selbst mit so einem System.
Ein Ablauf läuft von der Eingabe bis zum Ergebnis ohne Handgriff und meldet sich nur, wenn etwas nicht passt. Das Programm holt Preise, Termine oder Bestände von Websites und aus Tabellen, vergleicht Listen und legt wiederkehrende Berichte und Mails fertig zur Durchsicht bereit.
Manche Betriebe geben Maschinen, Material oder Restposten lieber an den Meistbietenden als zum Festpreis. Eine eigene Bieterplattform läuft unter Ihrer Adresse: Sie stellen ein, Interessenten bieten bis zu einem festen Ende, und Sie entscheiden, ob der Zuschlag gilt.
Ein Beispiel zeige ich, sobald die erste Plattform läuft.
Ein Formular, das Anfragen ohne fremden Formulardienst als Mail zustellt und nichts in einer Datenbank ablegt. Pflichtfelder und ein Spamschutz ohne Rätselbild gehören dazu.
So läuft das Formular von visuellweb.de, und so wird auch das Formular dieser Seite laufen.
Ein Telefon-Assistent, auch Voice-Agent genannt, nimmt Anrufe an, wenn Sie keine Hand frei haben. Er beantwortet die üblichen Fragen, nimmt Terminwünsche auf und schickt Ihnen eine Zusammenfassung.
Wer auf der Leiter steht, unter einem Auto liegt oder gerade einen Kunden bedient, kann nicht abnehmen. Der Assistent kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und Ihre häufigsten Fragen. Weiß er nicht weiter, gibt er an Sie ab.
Weniger geeignet ist er überall dort, wo Anrufer aufgeregt oder in einer Notlage sind. Solche Gespräche gehören zu einem Menschen, und dafür wird der Assistent so eingestellt, dass er schnell abgibt.
| Was rechtlich zu beachten ist | So wird es gelöst |
|---|---|
| Kennzeichnung | Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einem Assistenten sprechen. |
| Aufzeichnung | Eine Mitschrift gibt es nur mit Hinweis und Einwilligung des Anrufers. |
| Auftragsverarbeitung | Für Telefonie und Sprachmodell wird schriftlich festgehalten, welcher Anbieter welche Daten verarbeitet und wie lange sie gespeichert bleiben. |
Mit Ihrem Betriebsnamen und dem Hinweis, dass hier ein Assistent spricht.
Zu allem, was in seinem Leitfaden steht, antwortet er direkt. Was er nicht weiß, behauptet er nicht.
Terminwunsch, Name und Nummer werden aufgenommen. Bei kniffligen Fällen stellt er durch oder sagt einen Rückruf zu.
Als Nachricht oder Mail, mit dem Wichtigsten in wenigen Zeilen. Auf Wunsch mit Mitschrift.
Ein öffentliches Kundenbeispiel gibt es noch nicht. Eine Vorführung mit Ihrem eigenen Leitfaden lässt sich einrichten, bevor Sie sich entscheiden.
Kundenbeispiele, die ich öffentlich zeigen darf, gibt es noch nicht. Diese Systeme baue und nutze ich selbst, jeden Tag.
Mit KI erstellt
Programme sammeln die Tarife von den Websites der Studios ein, bringen sie in eine einheitliche Form und prüfen sie. Was nicht zusammenpasst, wird gemeldet statt still übernommen. Von Hand wäre diese Arbeit nicht zu leisten.
Beispielnachrichten
Er ordnet eingehende Nachrichten ein, damit ich zuerst lese, was eine Antwort braucht. AI kommt hier zum Einsatz, weil es um Sprache und Bedeutung geht.
Nachrichten von Studiobetreibern landen in einer von sieben Gruppen: Korrektur, Bestätigung, Austragung, kein Kontakt gewünscht, Kooperation, automatische Antwort oder unklar. Eine Korrektur übernimmt er nicht einfach, sie wird erst gegen die Website des Studios geprüft.
Beispieldaten
| Kunde | Vertrag | Punkte | Nächste Rechnung |
|---|---|---|---|
| Bäckerei Muster | Pflege | 12 bis 31.12. | 01.11. |
| Malerbetrieb Beispiel | Website | 4 bis 30.11. | 15.11. |
| Praxis Musterfrau | Pflege | 20 bis 31.01. | 01.12. |
Kunden, Verträge, Rechnungen: das Dashboard, mit dem ich visuellweb führe. Es ist genau die Art Übersicht, die ich auch für andere Betriebe baue. Gezeigt wird es mit Beispieldaten.
Bevor ein Programm entsteht, schauen wir gemeinsam auf den Ablauf. Oft fällt dabei schon auf, dass die Hälfte gar nicht nötig ist.
Manchmal lautet die Antwort: Dafür lohnt sich kein Programm. Auch das sage ich Ihnen.
Sie zeigen mir, wie Sie es heute machen, Schritt für Schritt.
Sie erfahren, was sich lohnt, was besser von Hand bleibt und was es kostet.
Das Programm entsteht und läuft erst einmal neben Ihrem bisherigen Weg. So sehen Sie, ob es dasselbe Ergebnis liefert, bevor Sie sich darauf verlassen.
Sie bekommen eine Anleitung in normalem Deutsch und wissen, woran Sie erkennen, dass etwas schiefgeht.
Das hängt davon ab, was verarbeitet wird. Welcher Weg passt, klären wir vorher. Personenbezogene Daten bleiben im Zweifel bei Ihnen.
| Weg | Passt, wenn | Zu beachten |
|---|---|---|
| Auf Ihrem Rechner | die Daten das Haus nicht verlassen sollen | läuft nur, wenn der Rechner an ist |
| Auf einem Server | es zu festen Zeiten laufen soll, auch nachts | kleine laufende Kosten |
| Bei einem Anbieter in der EU | viel Rechenleistung nur kurz gebraucht wird | Auftragsverarbeitung klären |
Die Fragen, die bei Automatisierung und beim Telefon-Assistenten immer wieder kommen.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Schreiben Sie sie mir mit ein paar Sätzen zu Ihrem Ablauf.
Frage stellenIn der Regel nicht. Ein Programm kann mit dem arbeiten, was Sie schon haben: Tabellen, Postfach, Website, exportierte Dateien. Ein Wechsel ist nur dann ein Thema, wenn Ihr jetziges Programm keinerlei Schnittstelle hat und auch keinen Export erlaubt.
Ändert sich die Quelle, zum Beispiel der Aufbau einer Website, meldet das Programm einen Fehler, statt still falsche Daten zu liefern. Anpassungen übernehme ich. Wie das geregelt wird, klären wir vorher.
Nur, wenn es einen Unterschied macht. Feste Regeln sind zuverlässiger und günstiger als ein Sprachmodell. AI setze ich dort ein, wo es um Sprache und Bedeutung geht, etwa beim Einordnen von Texten. Wo eine Tabelle reicht, kommt keine AI zum Einsatz.
Das hängt vom Ablauf ab, und ich sage es Ihnen erst, wenn ich ihn gesehen habe. Als Faustregel gilt: Aufgaben, die wöchentlich eine Stunde kosten, lohnen sich fast immer. Einmal im Jahr lohnt sich fast nie.
Ja. Sie bekommen den Quelltext und können damit arbeiten, auch ohne mich. Ich baue nichts, das Sie an mich bindet.
Ja, und das ist Absicht. Der Telefon-Assistent sagt es zu Beginn. Wer den Eindruck erweckt, ein Mensch zu sein, handelt sich Ärger ein, sobald es auffällt. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, nicht blechern.
Er sagt das und gibt ab: Entweder stellt er zu einer Nummer durch, oder er nimmt einen Rückruf auf. Er wird so eingestellt, dass er im Zweifel lieber abgibt, als etwas zu erfinden.
Neben dem Aufbau fallen laufende Kosten für die Telefonnummer und für die Gesprächsminuten an, abgerechnet nach Nutzung. Die genaue Höhe hängt vom Anbieter und von der Zahl der Gespräche ab und steht im Angebot.
Ja. Üblich ist, Anrufe erst nach einigen Sekunden oder außerhalb der Öffnungszeiten auf den Assistenten umzuleiten. So gehen Sie weiter selbst ran, wenn Sie können.
Was machen Sie regelmäßig von Hand? Ein paar Sätze genügen, und Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein Programm dafür lohnt.
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